Gilead Sciences Poland Sp. z o.o. jest innowacyjną spółką farmaceutyczną, dla której przejrzystość podejmowanych działań w relacjach ze Specjalistami oraz Organizacjami działającymi w ochronie zdrowia stanowi jedną z najwyższych wartości.

Zgodnie z art. 13 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych – ogólne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (Dz. U. UE L 119/1 z dnia 4 maja 2016 r) – (dalej jako „RODO”), uprzejmie informujemy, że:

Gilead Sciences Poland Sp. z o. o. z siedzibą w Warszawie przy ul. Postępu 17a (dalej jako: „Administrator”, „Spółka”), jako administrator danych osobowych, przetwarzać będzie niektóre z Państwa danych osobowych tj. imię i nazwisko i dane kontaktowe w postaci numeru telefonu i adresu e-mail (dalej jako: „Dane Osobowe”), które zostały nam przekazane przez Państwa bezpośrednio bądź udostępnione przez inną osobę trzecią działającą na zlecenie Administratora (np. od firm organizujących konferencje, seminaria, wydarzenia etc.).

Cel i podstawa prawna przetwarzania danych

• Celem przetwarzania Danych Osobowych jest konieczność organizacji, przeprowadzenia oraz udokumentowania przez Spółkę uczestnictwa w wydarzeniu, w tym ewentualnego wydania certyfikatów Uczestnikom wydarzenia, oraz w celach ustalenia, dochodzenia lub obrony przed roszczeniami jakie Administrator lub Uczestnik wydarzenia mogą posiadać wobec siebie tj. w ramach uzasadnionego interesu Administratora, na podstawie art. 6 ust.1 lit. f) RODO
• Dane osobowe będą przetwarzane także w celach związanych z prowadzeniem ksiąg rachunkowych i dokumentacji podatkowej Spółki tj. na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.
• Dane osobowe uczestników wydarzenia będą przetwarzane w przypadku stwierdzenia u któregoś́ z Uczestników lub pracowników wydarzenia zakażenia koronawirusem i konieczności podjęcia kontaktu i zastosowania właściwych procedur epidemiologicznych tj. w celach związanych z ochroną zdrowia i zapobieganiem rozprzestrzeniania się chorób zakaźnych na podstawie art. 9 ust. 2 lit i art. 6 ust. 1 lit d) RODO
• Państwa Dane Osobowe będą również przetwarzane w celu przekazywania informacji o innych wydarzeniach tematycznych organizowanych przez Gilead Sciences Poland tj. w ramach uzasadnionego interesu Administratora, na podstawie art. 6 ust.1 lit. f) RODO
• Państwa Dane Osobowe będą przetwarzane na podstawie Państwa dobrowolnej zgody w celach przesyłania do Państwa informacji marketingowych, w tym informacji handlowych w rozumieniu ustawy z dnia 18 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną) za pośrednicze telefonu - poprzez połączenia głowowe oraz wysyłkę wiadomości SMS lub MMS - przy użyciu telekomunikacyjnych urządzeń końcowych i automatycznych systemów wywołujących dla celów marketingu bezpośredniego, informacji o charakterze naukowym, informacji o prowadzonych aktywnościach przez Gilead Sciences Poland i spółki stowarzyszone, prowadzenia badań oraz badań dodatkowych dotyczących naszych produktów i usług, prowadzenia pomiarów jakości i skuteczności, sporządzanie statystyk do analizy naszych ośrodków i naszej działalności.

Okres przechowywania danych

Państwa dane osobowe będą przechowywane przez wymagany przepisami prawa okres przechowywania dokumentacji, w tym w szczególności przepisów podatkowych i rachunkowych, do czasu przedawnienia roszczeń pomiędzy Uczestnikiem Konferencji a Administratorem oraz w zakresie w jakim są przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora – będą przechowywane przez okres do czasu wniesienia ewentualnego sprzeciwu wobec przetwarzania Państwa danych osobowych lub żądania ich usunięcia.

Państwa dane osobowe przetwarzane na podstawie zgody - będą przechowywane przez okres do czasu cofnięcia zgody na przetwarzanie Państwa danych w celach marketingowych.

Zasady gromadzenia danych

Podanie danych osobowych przez Uczestników jest dobrowolne, jednakże niepodanie wymaganych danych skutkować będzie niemożliwością wzięcia udziału w wydarzeniu.

Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

Dane Osobowe przetwarzane przez Administratora nie będą poddane zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji, w tym profilowaniu.

Odbiorcy danych

Dostęp do Danych Osobowych mogą mieć następujący odbiorcy danych: upoważnieni pracownicy Administratora oraz usługodawcy (tacy, jak dostawcy usług IT, audytorzy zewnętrzni), którym w drodze umowy powierzono przetwarzanie Danych Osobowych na potrzeby realizacji usług świadczonych dla Administratora, jednak tylko w zakresie niezbędnym do prawidłowego wykonania tych usług. Spółka będzie przekazywać Pani/Pana Dane Osobowe organizatorowi zewnętrznemu wydarzenia, z którego usług będzie korzystać Dostęp do Danych Osobowych mają tylko osoby, w przypadku których, istnieje uzasadnienie takiego dostępu z uwagi na wykonywane zadania i świadczone usługi. Dbamy o to, aby nasi pracownicy przechodzili odpowiednie szkolenia z zakresu ochrony danych osobowych poprzez zapoznawanie ich z wewnętrznymi politykami i procedurami ochrony danych lub z dedykowanymi programami szkoleniowymi. Wszystkie osoby upoważnione do przetwarzania Danych Osobowych są zobowiązane do zachowania poufności danych i ich zabezpieczenia przed ujawnieniem osobom nieuprawnionym.

Transfer danych do państw trzecich (państw spoza EOG)

Ujawnienie Danych Osobowych niektórym odbiorcom skutkuje transferem tych danych do państw trzecich, jednak w każdym przypadku zapewniamy, aby dane były odpowiednio zabezpieczone. W związku z powyższym przekazujemy dane poprzez podpisanie z podmiotem w państwie trzecim Standardowych Klauzul Umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską

Prawa związane z przetwarzaniem Danych Osobowych i Inspektor Ochrony Danych

Osoba, której dane dotyczą może skorzystać wobec Administratora z następujących praw:
a) prawa do żądania dostępu do swoich Danych Osobowych oraz do ich sprostowania;
b) prawa do sprostowania swoich danych osobowych zgodnie z art. 16 RODO;
c) prawa do ograniczenia przetwarzania jej danych w sytuacjach i na zasadach wskazanych w art. 18 RODO lub do ich usunięcia zgodnie z art. 17 RODO („prawo do bycia zapomnianym”);
d) prawa do wniesienia w dowolnym momencie sprzeciwu wobec przetwarzania jej Danych Osobowych z przyczyn związanych z jej szczególną sytuacją, o którym mowa w art. 21 ust. 1 RODO.

W sprawach związanych z przetwarzaniem danych oraz realizacją praw przysługujących osobom, których te dane dotyczą można kontaktować się z wyznaczonym przez Administratora Inspektorem Ochrony Danych (IOD). Kontakt do IOD: dpo@gilead.com. Wszelkie pytania lub wątpliwości dotyczące zarządzania Danymi osobowymi przez firmę Gilead lub dotyczące odwołania zgody na zbieranie, przetwarzanie, przekazywanie lub ujawnianie Państwa Danych osobowych należy kierować na adres privacy@gilead.com lub telefonicznie pod numer +1 (833) GILEAD2 ( +1 (833) 445-3232). Ewentualnie można wysłać list na poniższy adres: Gilead Sciences, Inc.
Do rąk: Dział ds. prywatności
333 Lakeside Drive
Foster City, CA 94404
USA

Osoba, która złożyła wniosek lub żądanie dotyczące przetwarzania jej Danych Osobowych, w ramach korzystania z przysługujących jej praw, może zostać poproszona przez Administratora o odpowiedź na kilka pytań związanych z jej Danymi Osobowymi, które umożliwią weryfikację jej tożsamości.